Términos que todo dueño de bar debería conocer antes de contratar un sistema de ventas
Cuando un vendedor de sistemas de punto de venta te habla de «sincronización en la nube», «token de API», «facturación electrónica», «modo offline», «multi-local», «licencia perpetua», puede ser abrumador. No porque sean conceptos difíciles, sino porque el vendedor los usa como si fueran obvios y vos no querés quedar como que no entendés.
Acá te explicamos los términos más importantes que todo dueño de bar o restaurante debería conocer antes de contratar un sistema de ventas. Sin vueltas técnicas, en castellano simple.
POS (Point of Sale)
Es el sistema de punto de venta. El programa que usás en la PC o tablet para tomar pedidos, abrir mesas, cobrar, imprimir tickets, y gestionar el local. Es el corazón del sistema.
Offline / Online
Offline: el sistema funciona sin internet. Los datos se guardan en la PC del local. Es crítico para Argentina porque el internet se corta seguido.
Online: el sistema funciona con internet. Los datos se guardan en la nube. Si se corta internet, el sistema deja de funcionar (a menos que tenga modo offline).
Híbrido: el sistema funciona offline y sincroniza con la nube cuando hay internet. Es lo mejor de ambos mundos.
Nube (Cloud)
Son servidores en internet donde se guardan los datos. Cuando decimos «los datos están en la nube», significa que están guardados en un servidor al que se puede acceder desde cualquier dispositivo con internet. No es magia, es simplemente un disco duro en otro lado.
Sincronización
Es el proceso de copiar datos entre la PC del local y la nube. Cuando hay internet, el sistema sube las ventas a la nube y baja las actualizaciones (precios nuevos, productos nuevos, etc.). Cuando no hay internet, los datos quedan en la PC hasta que se restablezca la conexión.
Licencia
Es el permiso para usar el sistema. Podés pagar mensualmente (licencia mensual), anualmente (licencia anual), o una sola vez (licencia de por vida). Cada licencia suele estar asociada a un local. En el plan Multi, una licencia = un local.
Token de MercadoPago
Es un código que conecta tu cuenta de MercadoPago con el sistema de ventas. Cuando configurás el token, los cobros con QR de MercadoPago se registran automáticamente en el POS. Sin token, tenés que cobrar con MercadoPago aparte y registrar la venta manualmente.
Facturación electrónica
Es la emisión de facturas digitales con validez fiscal. En Argentina, está a cargo de ARCA (antes AFIP). No todos los locales están obligados a facturar electrónicamente, pero muchos lo necesitan para trabajar con empresas o para deducir impuestos.
Comanda
Es el pedido que el mozo envía a la cocina. Puede ser un ticket impreso en la impresora de cocina o un pedido que aparece en un monitor. La comanda le dice al cocinero qué preparar, en qué mesa, y con qué modificaciones.
Módulo de cocina (KDS – Kitchen Display System)
Es un monitor en la cocina donde aparecen los pedidos en lugar de imprimirse en papel. Los cocineros ven los pedidos en pantalla, los marcan como «en preparación» y «listo», y el sistema avisa al mozo cuando el pedido está terminado.
Mapa de mesas
Es una representación visual del salón del local, con las mesas dibujadas y coloreadas según su estado (libre, ocupada, reservada, en cuenta). El mozo ve el mapa y sabe al instante qué mesas están disponibles.
BarraTools
Son herramientas web gratuitas que complementan el POS: calculadora de costos, carta digital QR, reservas de mesa, efemérides gastronómicas, control de ingreso, entradas anticipadas, y más. Están disponibles para todos los planes.
Multi-local
Es la capacidad de gestionar varios locales desde un mismo sistema. Cada local tiene su propio POS, pero los productos, precios y reportes están centralizados en la nube. El dueño ve las ventas de todos los locales desde un solo panel.
Plan de por vida
Es un pago único que te da acceso al sistema para siempre, sin necesidad de renovar mensual o anualmente. Incluye actualizaciones y soporte. No confundir con «licencia perpetua» de otros sistemas, que a veces no incluyen actualizaciones.
Ticket promedio
Es el monto promedio que gasta cada cliente por visita. Se calcula dividiendo el total de ventas por la cantidad de tickets emitidos. Es un indicador clave para medir el rendimiento del negocio.
Stock crítico
Es el nivel mínimo de stock de un producto. Cuando el stock llega a ese nivel, el sistema alerta para que el encargado haga un pedido antes de que se agote. Es útil para no quedarse sin productos en medio del servicio.
Cuenta corriente
Es un registro de los gastos y pagos de un cliente que consume a crédito. El cliente va acumulando consumos durante el mes y paga todo junto al final. El sistema lleva el control de cuánto debe cada cliente.
En resumen
Conocer estos términos te va a ayudar a entender mejor lo que te ofrece cada sistema y a hacer las preguntas correctas en una demo. No dejes que te mareen con palabras técnicas: si algo no te queda claro, pedí que te lo expliquen en castellano simple.
Si querés una explicación personalizada de cualquier término, contactanos y te lo contamos sin vueltas.